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L’organisation d’une soirée de gala n’est pas souvent chose facile, surtout quand vous prenez la décision de la faire, vous-même. Que ce soit pour une soirée étudiante ou un événement d’entreprise, la mise en place peut être parfois déroutante et une préparation minutieuse doit être établie, pour une réussite totale de la fête. Ceci étant, nous vous proposons quelques conseils, qui vous permettront de créer votre soirée de gala, de manière parfaite.
Adapter la soirée à la cible et choisir une thématique
Le déroulement de la soirée doit se faire, en fonction de la cible. En effet, une soirée d’entreprise sera certainement différente d’un gala étudiant, car l’entreprise sera plutôt dirigée vers le côté professionnel, tandis qu’un gala étudiant privilégiera l’ambiance et le défoulement. Suivant les personnes qui seront ainsi présentes, choisissez une thématique qui pourra déterminer les éléments principaux de l’événement, et dont tous les participants se souviendront.
Trouver un endroit convenable
Pour organiser un gala, vous serez dans l’obligation de trouver une salle. Suivant le nombre de personnes qui seront invitées, choisissez un endroit qui pourra contenir les invités. À titre d’exemple, si vous invitez 75 personnes, optez pour une salle qui a une capacité de 100 personnes. Par ailleurs, ne faites pas l’erreur de prendre une trop grande salle, car l’ambiance ne risque pas d’être au rendez-vous, si les invités ont une sensation de grand vide.
Le choix des intervenants, de la sonorisation pour les animations et du traiteur
Pour un soirée de gala, n’hésitez surtout pas à faire intervenir une personnalité, qui donnera plus de piquant à la soirée. Cependant, n’oubliez pas que la société ou l’institution seront la star de l’événement. Pensez à faire intervenir les membres de l’organisme.
Pensez à séparer la partie discours de la partie défoulement. Sinon, la sonorisation doit être parfaite, c’est l’un des clous de la réussite du spectacle. Ainsi, confiez-vous à des professionnels. Pour le traiteur, pensez à un prestataire qui correspond à votre budget. Les animations traiteurs sont également très appréciées, pour cela, la préparation des plats se fait devant les invités.
Mettre en place un scénario et répéter
Un timing parfait doit être mis en place et il doit faire l’objet de plusieurs répétitions, pour éviter les erreurs. Cela vous évitera les problèmes et nous vous conseillons de les faire, directement, sur le lieu de votre événement.
Nombreuses sont les agences qui s’occupent des soirées de gala. Vous les trouverez sur Internet, en faisant quelques recherches. Ce type de service peut être pourtant onéreux, mais le résultat est souvent au rendez-vous.Voici un exemple de soirée de gala organisée à Bandol par l'agence évenementielle Smile Evénements.
